リモートワークの費用を経費として請求したい

リモートワークの費用を経費として請求したい

 東京・芝浦生まれの芝浦育ちのケンタロウさんは、事務機器メーカーに勤めるビジネスパーソン。新卒採用で今年3年目の若手です。

 会社の本社は田町。ケンタロウさんが今の会社に入社したのは、子供の頃から今の会社を知っていましたし、実家から通えます。なによりケンタロウさんの芝浦愛が就職活動の原動力となりました。

 これまで本社勤務だったのですが、6月の人事異動で赤羽工場に異動となりました。赤羽工場に異動になったとはいえ、仕事は本社の時と同じ法人営業です。赤羽工場の得意先の多くは都内なので、ケンタロウさんは、異動後も忙しくいろいろなところを訪問する毎日です。

 営業活動がひと段落した後は、営業日報を作成・提出します。日報は、会社から支給されたノートPCを使っての作成・提出なので、ケンタロウさんは赤羽工場に戻らず、外出先で日報を作成・提出して帰宅することもよくあります。

 ただ、外出先で営業日報を作成するには一苦労あります。それは、日報作成場所の確保。無線Wi-Fi (ワイファイ)を用意するカフェで作成することもありますが、新型コロナ対応によるソーシャルディスタンスの確保のため、カフェの多くは、以前ほど席を用意していません。営業活動が終わり、カフェに入っても、座席がないことは珍しくありません。

 ファミレスチェーンの中には無線Wi-Fi(ワイファイ)を用意しているところもあり、ケンタロウさんも使ってみました。カフェに比べれば、席は多いものの、回線スピードがあまりにも遅く、日報がいつまで経っても送信されないことも少なくありません。

 カフェにせよ、ファミレスにせよ、ケンタロウさんにとって悩ましいのは、カフェやファミレスを使うために支払った費用を経費として会社に請求しにくいこと。ケンタロウさんとすれば、仕事のためにカフェやファミレスを使ったのですが、領収書に書かれているのは、オーダーした飲み物や食べ物の名前。これでは、ケンタロウさんの食事代を会社に請求しているかのようで、経費として認められるために、経理担当者に説明する必要があります。

 利用時間に応じて利用料金が決まるサテライトオフィスサービスやワークプレイスサービスもあります。こうしたサービスは、柔軟・フレキシブルな新しい働き方をサポートしてくれるので、ケンタロウさんにとっても嬉しいのですが、ほとんどのサービスは、法人契約が前提。自分のために、こうしたサービスの法人契約を会社に要求するのは気が引けますし、法人契約のような大袈裟なことをしてまで、サテライトオフィスやワークプレイスを使いたいとも思えません。

 レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィス、カプセルオフィス、といったサービスも候補にはなりますが、利用単位が1日であったり、一ヶ月であったり、いつ使うのかがわからないケンタロウさんには使いにくいのも事実です。

 そんなケンタロウさんが発見したのがWorkOn新橋駅前店。WorkOn新橋駅前店は、ケンタロウさんの実家から近いので、WorkOn新橋駅前店で日報の作成・提出すれば、後は帰宅するだけです。

 WorkOnのよいところは、メアド、携帯電話番号、クレジットカードの3つを事前に登録しておけば、いつでも好きな時に使えること。入退室はスマホに表示されるQRコードを使うだけですので手間もかかりません。

 ケンタロウさんにとって嬉しいことの一つはWorkOnはカフェでもファミレスでもない、新しいワークスペースであること。WorkOnが発行する領収書には、飲み物や食べ物の名前の記載はなく、ワークスペース利用料と明記されているので、WorkOnの費用を会社に請求しても何の問題もありません。

 WorkOnを使うようになって、ケンタロウさんの営業活動も効率良くなりました。ケンタロウさんは、赤羽工場や本社の営業担当者にもWorkOnを教えてあげようと考えているそうです。

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